Oleh:
Dr. H. Abdul Halim, S.H.,M.H.
Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Sultan Adam Banjarmasin
Dan Ketua Majelis Pengawas Daerah Notaris Kota Banjarbaru
Notaris Indonesia adalah pejabat umum yang diangkat oleh pemerintah untuk melayani masyarakat, dalam perbuatan hukum perdata yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam undang-undang ini atau berdasarkan undang-undang lainnya sebagaimana dimaksud dalam Psl. 1 angka 1 UU RI No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah diubah dengan UU RI No. 2 Tahun 2014 selanjutnya disebut UUJN.
Profesi Notaris dikategorikan sebagai profesi mulia (officium nobile) dikarenakan profesi notaris itu berhubungan dengan kemanusiaan. Akta yang merupakan produk dari pekerjaan notaris dapat menjadi dasar hukum atas status harta benda, hak dan kewajiban seseorang. Jika suatu akta notaris terdapat ketidaksempurnaan atau terdapat kekeliruan sehingga menyebabkan tercabutnya hak seseorang atau terbebaninya seseorang atas suatu kewajiban.
Profesi notaris memerlukan keahlian khusus yang menuntut pengetahuan luas dan tanggung jawab diabdikan untuk kepentingan orang banyak, mempunyai organisasi atau asosiasi profesi dan mendapat pengakuan masyarakat serta mempunyai kode etik. Oleh karena itu notaris sebagai pejabat umum diberikan oleh undang undang untuk membuat Akta Authentik sesuai dengan Psl. 15 ayat (1) (2) (3) UUJN, dan untuk melayani kepentingan masyarakat, sehingga dapat dipahami bahwa profesi notaris adalah profesi yang menjalankan sebagian tugas negara, khususnya yang berkaitan dengan keperdataan yang diatur dalam undang undang tertentu.
Pasal 1 angka 8 UUJN menyatakan “Minuta Akta adalah asli akta yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris.” Selanjutnya menurut Psl. 16 ayat (1) huruf b, “membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris.”
Protokol Notaris menurut Psl 1 angka 13 UUJN adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dokumen-dokumen ini harus dijaga oleh notaris selama dia menjabat dan menyerahkannya pada notaris lain setelah notaris tersebut pensiun.
Penulis selaku Ketua MPD Notaris Kota Banjarbaru sewaktu melakukan salah satu tugasnya dalam pengawasan, ketika melakukan pemeriksaan kepada beberapa notaris di Kota Banjarbaru, penulis melihat ada beberapa notaris yang menyimpan minuta akta dalam jumlah yang sangat banyak, dalam hati penulis bertanya, sampai kapan minuta akta yang merupakan protokol notaris ini yang notabene merupakan dokumen negara disimpan? Bahkan berdasarkan pasal 62 jo 63 UUJN dilakukan penyimpanan apabila notaris tersebut sudah pensiun atau meninggal dunia, protokol berupa minuta akta tersebut diserahkan kepada pemegang protokol berikutnya untuk dilakukan penyimpanan.
Protokol notaris tidak memiliki jangka waktu retensi walaupun telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna, namun harus tetap disimpan dan dijaga oleh notaris, notaris pengganti, notaris pemegang protokol dan MPD (Psl 62 – 64 UUJN). Hal ini menunjukkan arsip tersebut harus disimpan dengan jangka waktu tidak terbatas, meskipun tidak diatur secara tegas dalam UUJN.
Pasal 63 ayat (5) UUJN sebenarnya sudah mengatur cara penyimpanan dan pemeliharaan protokol notaris ini, yakni, protokol notaris yang telah berusia 25 tahun atau lebih diserahkan kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD), pertanyaannya apakah MPD yang ada diseluruh Indonesia memiliki fasilitas yang cukup dan memadai untuk penyimpanan protokol notaris, jawabnya adalah tidak mungkin.
Berbeda dengan ketentuan UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (UUK) jo. PP RI No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaannya. Kedua peraturan ini mengatur tentang jangka waktu retensi arsip lembaga negara sebelum dapat dimusnahkan
Terkait persoalan tersebut, sudah saatnya pemerintah dalam hal ini Kementerian Hukum dan Ham RI untuk memberikan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan ini. (BARITOPOST.CO.ID)